テレワークで上手にコミュニケーションをとるポイント紹介！！

こうしたお悩みにお答えします。

私は普段メーカーの営業職で働いており、常に顧客様や工場とやり取りをしながら仕事をしています。私も普段テレワークをしており、なかなか上司や部下とのコミュニケーションで上手く伝えられずに悩んでいました。

テレワークは基本的にメールやチャットといったテキストベースでのコミュニケーションが主なツールになってきます。他に、zoom、teamsやskypeのようなテレビ会議システム、電話といったツールでコミュニケーションをとります。

電話やテレビ会議システムでのコミュニケーションであれば相手の声を聞いてどういった心境で話しているのかがわかりますが、テキストベースではそうもいきません。

しかし、普段のやり取りの中に工夫をして上げるだけで自分の伝えたいことが伝えられるようになりました。現在では対面で仕事をしていた時よりも効率よく仕事ができるようになり、快適なテレワークライフを過ごしています。

今回はテレワークで上手にコミュニケーションをとる方法について紹介していきます。

テレワーク中、なかなか集中できないという方はこちらのテレワークでやる気を出す方法を紹介した記事もオススメです。

テキストベースでコミュニケーションをとるときに心掛けたいこと

先日に私はこういったTweetをしました。

テレワークで上司や同僚、部下とコミュニケーションをテキストベースで取る際に、顔文字やひらがなを敢えて使うと良いですよ👌

文字だけでのやりとりだとどうしてもキツい印象を与えがちなので心証が悪くなりがちです🥺

是非明日から柔らかい表現を意識してコミュニケーションを取りましょう😁

— JUN@ブログ始めました (@J2063051259) April 23, 2020

テレワーク中、基本的にはチャットやメールといった文章でのコミュニケーションとなります。

自分は特に何も思っていないけど、何気無い文章が怒っているように感じられたり、キツイ表現になってしまいがちです。

これまでビジネスメールやビジネス文書を慣れていることもあり、柔らかい表現を使うことができず、読みづらい文章になってしまうことが原因です。

そこで、なるべく形式的な堅い表現を避けてラフなコミュニケーションをとるように心掛けましょう。これは社内だけで、社外はこれまで通りのコミュニケーションで大丈夫です。

社内でのコミュニケーションではなるべくラフな表現でかつ第三者がみてもわかるような表現を心掛けましょう。

テレワークでのコミュニケーション方法とは?

こうしたテレワークでのコミュニケーションの難しさを払拭すべく、具体的に次のようなことを実践してみましょう。

それぞれ詳しく解説していきます。

1.絵文字や顔文字を積極的に使ってテキストに感情を持たせる。

通常、ビジネスメールや正式な書類などの場合、形式的なビジネス表現を使う機会が多く、どうしても堅い表現が多くなってしまいます。

そのため、テキストに感情がなく、どうしてもキツい、怒ったような表現になってしまいがちです。こうしたことを避けるべく、顔文字や絵文字を使い、テキストに感情表現を加えることが大切です。

これまでビジネスの現場で絵文字や顔文字を使うということはなかったことだと思います。しかし、こうしたテキストベースでは上司、部下、はたまた同僚に自分がどういった感情でそのテキストを送っているのかを理解してもらうためにも絵文字や顔文字を使うことが大切なのです。

ぜひ、積極的に絵文字や顔文字を使ってみましょう!

2.業務指示はなるべくわかりやすく端的に書く。

これまで対面で業務指示をするとき、対面だから指を指して指示したり、あれやこれといった曖昧な表現でも指示することができたかもしれません。

しかし、テレワークのようなチャット、メールでのようなテキストベースだと、そうもいきません。

そのため、指示する内容は端的に指示したいことを書き、その詳細を具体的に書いていきましょう。また、その際にどのような成果物を出して欲しいのか、解答例を交えるとより精度の高い成果物を出せるようになります。

ぜひ指示したいことはわかりやすくかつ具体的に書いてみましょう!

とっておきの最終手段

どうしてもテキストベースでは難しいということは今挙げた方法でも難しいということはあります。そこで、最終手段として、zoomやteams、skypeといったテレビ会議システムを使いましょう。

これらのツールは画面共有機能もあり、共有させたい資料を見ながら話をすることができます。この機能で具体的にどこを修正した方が良いのか、どのような資料を用意すれば良いのかを伝えることができます。

正直対面でなく、この機能を使った方がむしろわかりやすいなんていうこともあるくらいです。ぜひ画面共有機能を使ってコミュニケーションをとってみましょう!

まとめ

今回の記事ではテレワークでのコミュニケーションの取り方について紹介してきました。今回の記事のポイントは以下の通りです。

これまでテレワークをする企業ではないところでも、新型コロナウィルスの影響で急遽テレワークを始めたというところも少なくないと思います。

テレワークが便利だと感じる反面、難しいと感じるところもあり、試行錯誤の連続だと思います。この記事で少しでも皆さんが感じている悩みを解決できれば嬉しいです。

テレワークでWi-fiにお困りな方はこちらの関連記事がオススメですのでぜひ参考にしてみてくださいね。